Kegiatan pengorderan dan rekapitulasi catering bagi jemaah haji dilaksanakan secara terstruktur dengan mengedepankan prinsip ketepatan jumlah, waktu, dan sasaran distribusi. Tahap awal dimulai dengan pengumpulan dan verifikasi data kloter yang akan dilayani, meliputi SUB 1, SOC 2, SUB 2, JKB 1, KNO 2, SOC 3, SUB 3, SOC 4, KJT 2, JKG 3, SUB 4, JKB 2, JKS 2, PDG 1, dan PLM 2. Setiap kloter dianalisis berdasarkan jumlah jemaah, jadwal kedatangan, serta lokasi akomodasi guna memastikan perencanaan kebutuhan konsumsi dapat dilakukan secara akurat dan proporsional.

Selanjutnya, proses pemesanan catering dilakukan melalui sistem yang telah ditetapkan dengan menginput data secara lengkap dan detail, mencakup identitas kloter, jumlah porsi (pax), waktu penyajian (makan pagi, siang, dan malam), serta penentuan dapur penyedia layanan. Pada tahap ini juga dilakukan sinkronisasi dengan jadwal operasional dapur untuk memastikan kesiapan produksi dan distribusi sesuai dengan waktu yang telah direncanakan. Koordinasi aktif dengan pihak penyedia catering menjadi bagian penting untuk menjamin setiap pesanan diterima dan diproses tanpa kendala.

Setelah pemesanan, dilakukan monitoring dan pengendalian distribusi guna memastikan makanan sampai kepada jemaah dalam kondisi baik, tepat waktu, dan sesuai jumlah yang dipesan. Setiap realisasi distribusi kemudian direkap secara sistematis, baik secara manual maupun digital, dengan mencatat jumlah porsi yang diterima, waktu distribusi, serta dilengkapi bukti penerimaan seperti nama dan tanda tangan petugas atau perwakilan jemaah. Rekapitulasi ini berfungsi sebagai dokumen pertanggungjawaban administrasi sekaligus bahan evaluasi untuk meningkatkan kualitas layanan konsumsi pada kloter berikutnya, sehingga pelayanan kepada jemaah haji dapat berlangsung secara optimal, tertib, dan berkelanjutan.