Pada pelaksanaan apel persiapan penyambutan jamaah haji, dilakukan pengarahan kepada seluruh petugas terkait rencana kerja yang akan dilaksanakan pada hari tersebut. Dalam apel tersebut dibahas jumlah kloter yang akan datang beserta pembagian tugas masing-masing tim, termasuk penempatan petugas di titik-titik layanan seperti area kedatangan, paviliun, dan bus. Selain itu, disampaikan juga informasi terkait jumlah konter yang digunakan untuk pelayanan jamaah serta rincian tujuan hotel masing-masing kloter sebagai acuan dalam proses pengarahan dan pengantaran jamaah. Dengan adanya apel persiapan ini, diharapkan seluruh rangkaian pelayanan kedatangan jamaah dapat berjalan tertib, terkoordinasi, dan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.