Pelaksanaan kegiatan pengorderan dan rekapitulasi catering bagi jemaah haji dilakukan secara terencana, sistematis, dan berbasis kebutuhan riil di lapangan. Proses ini diawali dengan identifikasi data kloter yang akan dilayani, yaitu JKG 1, JKG 2, LOP 1, KNO 1, JKS 1, BTH 1, UPG 1, UPG 2, YIA 1, SOC 1, KJT 1, dan PLM 1. Setiap kloter diverifikasi jumlah jemaahnya, jadwal kedatangan, serta lokasi hotel atau pemondokan guna memastikan ketepatan waktu dan jumlah distribusi makanan. Selanjutnya, pemesanan catering dilakukan melalui sistem yang telah ditetapkan dengan menginput data secara lengkap, meliputi identitas kloter, jumlah porsi (pax), waktu distribusi (makan pagi, siang, dan malam), serta dapur penyedia layanan.

Setelah proses pemesanan dilakukan, tahap berikutnya adalah monitoring dan konfirmasi kepada pihak dapur guna memastikan bahwa setiap order telah diterima, diproses, dan siap untuk didistribusikan sesuai jadwal. Koordinasi intensif dilakukan dengan penyedia catering untuk mengantisipasi potensi kendala, seperti keterlambatan pengiriman atau ketidaksesuaian jumlah pesanan. Selain itu, dilakukan pengecekan berkala terhadap kualitas dan kelayakan makanan agar sesuai dengan standar pelayanan konsumsi jemaah haji yang telah ditetapkan.

Tahapan akhir dari kegiatan ini adalah pelaksanaan rekapitulasi distribusi catering. Rekap dilakukan secara manual maupun digital dengan mencatat jumlah realisasi distribusi pada masing-masing kloter, disertai data pendukung seperti waktu penerimaan, nama penerima, serta bukti tanda terima. Hasil rekapitulasi ini berfungsi sebagai bahan evaluasi, pertanggungjawaban administrasi, serta dasar perencanaan layanan konsumsi pada hari berikutnya.