Uraian Tugas Plotingan Kamar Amirulhajj (VIP)

Plotingan kamar Amirulhajj adalah kegiatan pengaturan dan penempatan anggota rombongan Amirulhajj ke dalam kamar-kamar pemondokan selama pelaksanaan ibadah haji. Tujuannya untuk memastikan kenyamanan, keamanan, efektivitas koordinasi, dan kelancaran tugas kedinasan selama berada di Arab Saudi.

Tugas dan tanggung jawab petugas plotingan kamar Amirulhajj meliputi:

1. Menyusun daftar penghuni kamar
Mengelompokkan anggota Amirulhajj berdasarkan jabatan, fungsi, jenis kelamin, atau kebutuhan khusus.
Menyesuaikan kapasitas kamar dengan jumlah penghuni.
2. Menentukan penempatan kamar
Mengatur lokasi kamar sesuai struktur organisasi dan kebutuhan koordinasi kerja.
Memprioritaskan kamar yang mudah diakses bagi pimpinan atau anggota yang memiliki tugas intensif.
3. Melakukan koordinasi dengan pihak akomodasi
Berkoordinasi dengan penyedia hotel atau pemondokan terkait ketersediaan kamar.
Memastikan fasilitas kamar sesuai standar yang ditetapkan.
4. Membuat dan mendistribusikan daftar kamar
Menyusun rooming list yang memuat nama penghuni, nomor kamar, dan lokasi gedung.
Menyampaikan informasi penempatan kepada seluruh anggota Amirulhajj.
5. Menangani perubahan dan penyesuaian
Melakukan revisi plotingan apabila terdapat perubahan personel, kebutuhan khusus, atau kondisi darurat.
Menyelesaikan permasalahan terkait penempatan kamar selama masa operasional.
6. Melakukan monitoring hunian
Memastikan seluruh anggota telah menempati kamar sesuai daftar.
Melaporkan kondisi hunian kepada koordinator akomodasi atau pimpinan rombongan.
